ChatGPTでの現場の記録と報告書の下書き｜写真・音声メモ

ChatGPTでの現場の記録と報告書の下書き｜写真・音声メモ

• ChatGPT で現場の報告書を作れる？
• 現場の写真とメモから、報告書を早くまとめたい
• 報告書を作るプロンプトを知りたい

現場で撮った写真は、ChatGPT に渡して報告書の下書きにまとめさせられます。その場で話した音声のメモも、有料のプランなら一緒に渡せる材料です。

ただし、ChatGPT が写真から読む物の数はおおよそで、正確な位置も読み違えることがあります。音声の文字起こしにも誤りが入るので、報告書に入れる前に、どこを自分で確かめるかを決めておくのが大事です。

この記事では、現場の写真と音声のメモから報告書の下書きを作る手順を解説します。写真で分からないことを、どこで確かめればよいかも合わせて分かります。

この記事でいう現場の報告書は、工事の進み具合・現場で出した指示・確かめることをまとめた書類です。

現場の報告書に書く3つのこと

この記事では、現場の報告書を次の3つに分けて書く形を勧めます。

• 工事の進み具合
• 現場で出した指示
• 確かめること

進み具合は、その日に見た工事の状態です。指示の欄には、現場で誰に何を頼んだかを書きます。

確かめることは、その日に分からなかった事柄を、次の現場や施工者への問い合わせで確かめるために書き残す欄です。自分で分からなかった所と、ChatGPT が写真と音声から読めなかった所の両方を入れます。

事務所で使っている報告書の型があれば、欄の名前はその型に合わせてください。

写真と音声のメモを渡す前に確かめること

写真と音声のメモを ChatGPT に渡す前に、次の3つを確かめます。

• 写真の形式と大きさ
• 音声のメモを付けられるプランか
• 施主や案件の情報を渡してよい設定か

写真の形式は PNG・JPEG・動かない GIF で、大きさは1枚 20MB までです。スマートフォンの写真がこの形式でないときは、JPEG に変えてから付けます。

写真の入力は Free のプラン（無料）でも使えますが、Free でファイルを付けられるのは1日3件までで、写真も1枚を1件と数えます。

写真2枚と報告書の型でちょうど3件なので、Free では見てほしい所の写真に絞るか、日を分けて付けてください。

音声のファイル（WAV・MP3・M4A など）を付けられるのは、有料のプランに限られます。Free のプランなら、音声のメモは別の道具で文字にしてから貼ってください。

施主の名前や案件の資料を渡す前に確かめる、学習の設定とプランは、ChatGPTを使った成果物の確かめ方｜建築士の責任で解説しています。

ChatGPTで現場の報告書の下書きを作る

報告書の下書きを頼むときは、写真ごとに、どこを撮ったかと何を見てほしいかを書き添えます。

画像が何か・どこを見てほしいか・どんな結果がほしいかを書くのは、ChatGPT の公式の説明も勧める頼み方です。

下書きの作り方は、次の2つの手順です。

1. 写真と音声のメモを渡して、撮った場所を書く
2. 3つの欄にまとめさせる

付けたのは、【住宅の新築工事】の現場で【日付】に撮った写真です。
写真1は【2階の床の下地】で、【下地の張り終わった範囲】を見てください。
写真2は【外壁の防水シート】で、【シートの重ねの具合】を見てください。
現場で話した音声のメモは【ファイルで付けた・この下に文字で貼った】ものです。ファイルなら、まず文字に起こしてください。
【文字で貼るときは、ここに音声のメモの文字起こしを貼る】

【型を付けたときは「付けた型の欄に合わせて、」と書き、無ければ消す】工事の進み具合・現場で出した指示・確かめることの3つに分けてください。
写真と音声のメモに無いことは足さないでください。
寸法や数など、写真と音声から分からない所は、確かめることの欄に「現場で確かめる」として入れてください。

この段階の報告書は、まだ自分の目と録音で見直していない下書きです。「現場で確かめる」と入るよう頼んだ所のほかにも、数や位置が書かれていないかを次の節で見ます。

写真で分からないことを現場と録音で確かめる

写真から読めることには限りがあるので、下書きを出す前に、次の4つを自分で確かめます。

• 進み具合：下書きの書き方が、自分が現場で見た状態と同じか
• 数と位置：写真から読み取った数や位置は、自分で数え直すか、確かめることの欄に移す
• 写真の文字：写真に写った品番やラベルの文字を、現物か書類で確かめる
• 指示：指示の相手・日付・品番を、元の録音で聞き直す

この4つを見るのは、画像を縮めてから読む・位置が苦手・数がおおよそ・日本語や小さな文字を読み違える、と公式の説明が書いているためです。

自分で測った寸法は、その値を書き入れます。

測っていない寸法と、壁の中のような写真に写っていない所は、確かめることの欄に「現場で確かめる」として残してください。報告書はその形で出し、次の現場で確かめます。

確かめ終えた下書きは、事務所の報告書のファイルに写して出します。

ChatGPTで現場の報告書を下書きし、数と位置は自分で確かめよう

現場の報告書づくりで ChatGPT に任せられるのは、写真と音声のメモを3つの欄に分けて書くところまでです。進み具合・数と位置・写真の文字・指示は、自分の目と元の録音で確かめてから報告書に入れます。

この記事の手順は、次の3つです。

• 写真と音声のメモを渡す前に確かめること
• ChatGPTで現場の報告書の下書きを作る
• 写真で分からないことを現場と録音で確かめる

次に現場へ行ったら、撮った写真に場所を書き添えて、ChatGPT に報告書の下書きを作らせてみてください。

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