ChatGPTでの施主との打合せの議事録｜決まったこと・宿題・変更の記録

ChatGPTでの施主との打合せの議事録｜決まったこと・宿題・変更の記録

• ChatGPT で議事録を作るやり方は？
• 打合せの録音から、ChatGPT で議事録を作れる？
• 議事録を作るプロンプトの例を知りたい

RIBA（英国王立建築家協会）の2026年の調べでは、AI を使う事務所の32%が、報告書の下書きなどに AI を使っています。施主との打合せの議事録も、ChatGPT に下書きを作らせられる書類です。

しかし、ChatGPT が録音から起こした文字には誤りが入ることがあり、誰の発言かの見分けも当てにならないことがあります。大事な所を元の録音で確かめるのは、人の仕事です。

この記事では、打合せを ChatGPT に渡す3つの方法と、決まったこと・宿題・設計の変更に分けた議事録の下書きの作り方を解説します。読むと、下書きのどこを元の録音で確かめるかも分かります。

議事録は、会議で話し合った中身や、その経過と決まったことを記録したものです。

施主との打合せの議事録に分けて残す3つのこと

施主との打合せの議事録は、次の3つに分けて残します。

• 決まったこと
• 宿題
• 設計の変更

決まったことは、その打合せで施主と決めたことです。宿題は、次の打合せまでに誰かがすることで、誰が・何を・いつまでにを一緒に残します。

まだ決まっていないことは、宿題の欄に、誰がいつまでに決めるかと一緒に書きます。

設計の変更は、前の図面や前の打合せで決めたことから変わったことです。その打合せで変えると決めたことは、決まったことの欄でなく、この欄に変える前と後の両方を書きます。

会議の録音を要約して、決まったこと・まだ決まっていない問い・次にすることを挙げさせるのは、ChatGPT の公式の説明にも載っている使い方です。

公式の説明の「まだ決まっていない問い」と「次にすること」は、この記事の宿題の欄に当たります。

議事録を作る前に確かめる2つのこと

ChatGPT で議事録を作る前に、次の2つを確かめます。

• 打合せを録音するなら、施主の同意を取る
• 施主の情報を渡す前に、ChatGPT の学習の設定とプランを確かめる

録音する前に取っておくのが、施主の同意です。打合せの始めに、録音してよいかを施主に聞きます。

ChatGPT の録音の機能の公式の説明も、人を録音するときは同意を取り、その土地の法律を確かめるよう書いています。

ChatGPT の学習は、入れた会話が OpenAI の AI の改善に使われることです。設定の中の、会話をモデルの改善に使わせる項目を切ると、新しい会話は学習に使われなくなります。

会社向けの ChatGPT Business・Enterprise などのプランでは、会社のデータは初めから学習に使われません。

設定の確かめ方は「ChatGPTを使った成果物の確かめ方｜建築士の責任」（準備中）で解説します。

打合せをChatGPTに渡す3つの方法

打合せの中身を ChatGPT に渡す方法は、次の3つです。Windows のパソコンで無料のプランなら、1つ目の文字で渡す方法を使います。

• メモや文字起こしを文字で渡す
• 録音のファイルを渡す
• Record で録音する

メモや文字起こしを文字で渡す

メモや文字起こしを文字で渡すのは、無料の Free のプランでも使える方法です。文字起こしは、録音の声を文字にしたものです。

チャットに文字を貼るか、TXT・DOCX・PDF のファイルを付けます。ほかの道具で作った文字起こしも、文字のファイルにすれば渡せます。

Free のプランでは、ファイルを付けられるのは1日3件までです。

録音のファイルを渡す

録音のファイルを渡すのは、有料のプランだけで使える方法です。WAV・MP3・M4A などの音声のファイルを付けて、文字に起こすよう頼めます。

音声のファイルは、1つ 512MB までです。とても長い録音は途中で止まることがあるので、止まったら録音を分けて付けます。

映像として扱われる MP4 や WebM のファイルは、音声のファイルとしては付けられません。

Record で録音する

Record は、会議や声のメモを録音し、文字起こしと要約を作る ChatGPT の機能です。使えるのは macOS のデスクトップのアプリだけで、Windows では使えません。

プランは Plus・Pro・Business・Enterprise・Edu が対象で、1回に4時間まで録音できます。

Record がいちばん正確なのは英語で、日本語などほかの言語では精度が変わることがあります。

ChatGPTで議事録の下書きを作る

議事録の下書きを作るのに ChatGPT に渡すのは、打合せの記録です。3つの欄に分けるよう頼んで、下書きにさせます。

下書きの作り方は、次の2つの手順です。

1. 記録を渡して、打合せの前提を書く
2. 決まったこと・宿題・設計の変更に分けさせる

付けたのは、住宅の設計の【基本設計・実施設計など】の打合せの【文字起こし・メモ・録音のファイル】です。
【録音のファイルなら：まず文字に起こしてください。】
【前の打合せの議事録も付けました。（付けないときはこの行を消す）】
出たのは、施主の【人数と役割】と、設計の担当の【人数】です。

打合せの中身を、決まったこと・宿題・設計の変更の3つに分け、それぞれ表にしてください。
宿題は、誰が・何を・いつまでにの列にしてください。まだ決まっていないことも宿題に入れてください。
設計の変更は、変える前と後の列にしてください。
記録に無いことは足さないでください。

返ってきた3つの表が、議事録の下書きです。

議事録の下書きを元の録音で確かめる

議事録の下書きを施主と共有するのは、元の録音やメモで確かめてからです。大事な所を元の録音で聞き直すよう、ChatGPT の公式の説明も勧めています。

聞き直すのは、金額・寸法・日付・品番などの数と、人や部屋や製品の名前と、決まったことを誰が言ったかです。施主の言ったことと設計の担当の言ったことが入れ替わると、決まったことの中身が変わります。

確かめて直した議事録は、同じチャットに貼り直して、施主に送るメールの文にまとめさせられます。

確かめて直した議事録を、施主に送るメールの文にまとめてください。
決まったことと、施主にお願いする宿題を先に書いてください。

ChatGPTの議事録の下書きを、録音で確かめてから施主と共有しよう

ChatGPT での議事録づくりは、打合せの記録を渡して下書きを作らせ、元の録音で確かめるまでがひと続きです。

この記事で解説した流れは、次の3つです。

• 議事録を作る前に確かめる2つのこと
• ChatGPTで議事録の下書きを作る
• 議事録の下書きを元の録音で確かめる

次の打合せでは、施主の同意を取ってから記録し、決まったこと・宿題・設計の変更に分けた下書きを ChatGPT に作らせてみてください。

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