ChatGPTでの案件の資料の整理と引き出し｜案件ごとのプロジェクト・過去の提案書

ChatGPTでの案件の資料の整理と引き出し｜案件ごとのプロジェクト・過去の提案書

• ChatGPT のプロジェクトの使い方を知りたい
• 案件の資料と議事録を、案件ごとにまとめておきたい
• 過去の提案書を、必要なときにすぐ探し出したい

ChatGPT には、関係するチャットとファイルと指示を1か所にまとめておけるプロジェクトがあります。案件ごとに1つ作っておけば、その案件の資料を使って ChatGPT に聞けます。

一方で、プロジェクトに入れられるファイルの数はプランで違い、Free のプランでは5つまでです。施主の情報を入れる前の確かめどころは、学習の設定（入れた会話を AI の改善に使わせるか）とプランです。

案件ごとにプロジェクトを作って資料をまとめ、過去の提案書を引き出すまでの手順を、この記事で解説します。プランごとのファイルの数と、引き出した答えを元のファイルで確かめる所も分かります。

この記事でいう案件の資料は、図面・仕様書・議事録・提案書など、1つの案件で作ったりもらったりした書類です。

ChatGPTのプロジェクトとは

ChatGPT のプロジェクトとは、関係するチャット・ファイル・指示をまとめ、同じ文脈で答えさせる場所です。

プロジェクトの中で聞くと、ChatGPT はそのプロジェクトのファイルや指示を使って答えられます。

プロジェクトの指示が効くのは、そのプロジェクトの中だけです。全部のチャットに効く設定（カスタム指示）よりも優先されます。

プロジェクトに入れられるファイルの数は、プランごとに次の表のとおりです。

ファイルのほかに、文字を貼ったり、チャットの答えをプロジェクトの資料として保存したりもできます。

案件のプロジェクトを作る前に決める3つのこと

案件のプロジェクトを作る前に、次の3つを決めておきます。

• どの資料を入れるか
• プロジェクトに書く指示
• 施主の情報を入れてよいか

入れる資料は、ファイルの数の上限に収まるものを選んでください。Free のプランで5つを超えるなら、議事録をまとめて1つのファイルにするなどして数を減らします。

図面は、CAD のファイルではなく PDF にして入れます。付けられるファイルの形式に、CAD のファイルは入っていないためです。

指示には、その案件で ChatGPT に守ってほしいことを書きます。たとえば、答えるときにどの資料のどこに書いてあるかを添えさせる、といった決まりです。

施主の名前や案件の資料を入れる前に確かめる、学習の設定とプランは、ChatGPTを使った成果物の確かめ方｜建築士の責任で解説しています。

ChatGPTで案件のプロジェクトに資料をまとめる

案件のプロジェクトには、指示を書いてから資料を入れます。資料をまとめる手順は、次の3つです。

1. 案件の名前でプロジェクトを作る
2. プロジェクトの指示を書く
3. 資料を入れ、前のチャットを移す

この案件は【木造2階建ての住宅の新築】です。
答えるときは、どのファイルのどこに書いてあるかを添えてください。
資料に無いことは推測せず、「資料に無い」と答えてください。

これで、案件の資料について、プロジェクトの中で聞ける形になりました。たとえば「前回の打合せの議事録で決まったことを挙げて」と聞き、答えに添えられたファイルを開いて、同じことが書かれているかを見ます。

図面や議事録を新しい版に差し替えたら、古い版のファイルは消しておきます。古い版が残ると、どちらの版から答えたかが分かりにくくなるためです。

提案書のプロジェクトで過去の提案書を引き出す

1つの案件のプロジェクトで聞けるのは、その案件の資料のことに限られます。案件をまたいで過去の提案書を探すために、提案書だけを集めたプロジェクトを別に1つ作っておくのが、この記事の勧めです。

提案書のプロジェクトには、案件のプロジェクトに入れた提案書を、こちらにも入れます。

ファイルの数の上限は Free 5・Plus 25 なので、多い事務所は年ごとや建物の種類ごとにプロジェクトを分け、それぞれに同じ頼みを送ってください。

提案書のプロジェクトの指示には、事務所の過去の提案書が入っていることと、資料に無いことは推測せず「資料に無い」と答えることを書いておきます。

引き出すときは、そのプロジェクトで新しいチャットを始めて、次のように頼みます。

入っている提案書の中から、【平屋で、南側に大きな窓をとった】提案を探してください。
見つかったら、ファイルの名前と、その提案の要点を3行で書いてください。

挙がったファイルは開いて、同じことが書かれているかを見てください。正しく最新の資料を使ったかを確かめるのは、ChatGPT の公式の説明も勧めていることです。

当てはまるのに挙がらなかった提案書がないかも、ファイルの一覧から当てはまりそうな名前のものを開いて確かめます。

ChatGPTで案件ごとのプロジェクトを作り、資料を集めて引き出そう

案件の資料の整理は、案件ごとのプロジェクトに資料と指示を集め、過去の提案書は提案書のプロジェクトにまとめて、聞いた答えを元のファイルで確かめる形です。

手順の節は、次の3つです。

• 案件のプロジェクトを作る前に決める3つのこと
• ChatGPTで案件のプロジェクトに資料をまとめる
• 提案書のプロジェクトで過去の提案書を引き出す

いま動いている案件を1つ選んで、プロジェクトを作り、議事録と図面を入れてみてください。

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